En la empresa, una de las preguntas más difíciles de responder es “¿Qué necesitas saber para hacer bien tu trabajo?”.

Sea cual sea tu interlocutor, ya sea tu compañera de Ingeniería o la Gerencia, te pueden pasar dos cosas: o tu interlocutor responde generalidades del tipo “todo lo que haga la competencia”, o se encoge de hombros, sacude la cabeza y te dice que lo tiene que reflexionar.

Y es que el día a día se nos come; nos hace bajar la vista y perder la perspectiva a medio y largo plazo.

Orientar el radar de la empresa es una tarea que debe responder a las necesidades de la organización, pero también a las necesidades de cada persona en su ámbito de responsabilidad. La reflexión debe ser colectiva, pero también individual. Y para ayudar en ese proceso tenemos la Directiva de Inteligencia.

¿Qué es la Directiva de Inteligencia?

La Directiva de Inteligencia es un documento estratégico que actúa como brújula para vigilar el entorno competitivo. Permite definir, organizar y priorizar las actividades de vigilancia que la empresa debe llevar a cabo para mantenerse competitiva y anticiparse a cambios críticos del mercado.

Este documento esencial responde preguntas clave como:

• ¿Qué aspectos del mercado necesitamos vigilar?
• ¿Qué tecnologías emergentes pueden afectar nuestra industria?
• ¿Qué regulaciones actuales y futuras pueden impactar nuestro modelo de negocio?
• ¿Cómo están actuando nuestros competidores directos e indirectos?

¿Cómo crear una Directiva de Inteligencia?

Para redactar una Directiva de Inteligencia efectiva, sigue estos pasos clave:

1. Identifica claramente los objetivos estratégicos de tu empresa y cómo la vigilancia puede contribuir a ellos. Detallaremos esta tarea un poco más abajo en este mismo post.
2. Caracteriza cada elemento según los ámbitos específicos de vigilancia o departamentos a los que afecta: tecnológico, competitivo, regulatorio...
3. Especifica responsabilidades claras sobre quién modelará necesidades, quién analizará la información, y quién la consumirá.
4. Establece prioridades según la relevancia y urgencia para el departamento o la persona involucrada, para así poder abordar el modelado de cada uno por orden de prioridad.
5. Establece un calendario de revisión periódica de la directiva, garantizando su vigencia y adaptabilidad ante cambios.

Implementar una Directiva de Inteligencia asegura poder responder a la pregunta de por qué vigilamos estos aspectos y por qué no otros. Al igual que un Plan Estratégico explica por qué hoy hacemos esto y no otra cosa en la empresa.

La Directiva de Inteligencia facilita que toda la organización esté alineada, utilizando información estratégica concreta y actualizada, y, sobre todo, información que es específica para las necesidades de la empresa. Todo ello promueve la toma de decisiones y fundamentadas y mejores.

Una plantilla para tu Directiva de Inteligencia

En Antara hemos creado una plantilla muy simple para tu Directiva de Inteligencia en la empresa. Puedes descargarla y adaptarla a tus necesidades.

La hemos hecho en formato MS Excel, por una buena razón: así puedes importarla directamente como una Lista en tu portal Sharepoint para la Función de Inteligencia. Hay muchas empresas que usan MS 365 para su intranet, y hemos pensado que esta era una buena opción.

¿Cómo identificar los objetivos de Inteligencia en la empresa?

De los pasos indicados anteriormente, el más complejo es el primero. Preguntar de sopetón a cualquiera de la empresa no suele funcionar, como ya hemos comentado al principio. Pero si lo hacemos bien, es la clave para aumentar la resiliencia de la empresa o impulsar definitivamente una innovación más exitosa.

Veamos más en detalle cómo abordar esta primera fase tan importante.

1. Revisa documentos estratégicos existentes como planes de negocio, planes anuales y estrategias de innovación. Asimila esas directrices, para poder contrastar con las necesidades que te van a plantear. Si hubiese discrepancias significativas, deberíamos hacer notar a nuestro interlocutor y a la empresa que hay una falta de alineación entre la estrategia y la ejecución de esa estrategia.
2. Hazte una lista de interlocutores internos. Puedes seleccionarlos en base a criterios como:
   • Conocimiento de su ámbito de trabajo. Descarta los extremos de la campana: juniors y gente que sabes que “está quemada” o no es colaborativa (tú ya sabes a qué me refiero).
   • Nivel de responsabilidad. Los decisores son los clientes últimos de la Función de Inteligencia, y nada mejor que hablar con el usuario cuando estás concibiendo un producto. Sin embargo, quienes van a decidir qué es información relevante serán los expertos del punto anterior.
   • Su área de actividad. Enfócate primero a aquellas áreas donde la Función de Inteligencia tiene un impacto potencial mayor: gerencia, marketing, ventas, innovación, regulatorio...
   • Si puedes, consulta objetivos individuales de los empleados y áreas de mejora personal identificadas en evaluaciones de desempeño, para asegurar que cada persona conozca cómo contribuir a los objetivos generales de vigilancia.

He escrito “interlocutores internos”, pero por qué no también considerar a los socios externos, como consultores de estrategia, socios de innovación abierta, y tantos otros que podrían aportar mucho. De esta forma podemos compensar nuestros puntos ciegos: aquello que no sabíamos que debíamos vigilar.

4. Comuniquemos lo que queremos hacer. Si cuando implantaste la Función de Inteligencia Competitiva ya explicaste lo que era y lo que queríamos hacer, pasa al paso siguiente.
   
   Si todavía no lo has hecho, escribe un email, enlaza un vídeo, o usa cualquier material -tuyo o prestado- que te permita avanzar los conceptos a tus futuros interlocutores. En Antara disponemos de muchos recursos que puedes usar para esta tarea. Contacta con nosotros y estaremos encantados de ayudarte.
   
   No está de más crear un grupo de trabajo en tu ofimática (e.g. Microsoft 365). Te será útil para gestionar el equipo y los recursos que vas a compartir para la Función de Inteligencia.
5. Realiza una primera ronda de entrevistas.
   • Elige un par de interlocutores y aprende de la experiencia, para mejorarla cara al resto de entrevistas.
   • Asegúrate de que tu interlocutor ha visto tu mensaje de introducción antes de hablar con él o ella.
   • Plantea en privado LA PREGUNTA: “¿Qué necesitas saber para hacer bien tu trabajo?”. No te preocupes si no sabe responder. El objetivo es dejarle con la reflexión para una segunda entrevista. Si responde generalidades, apriétale un poco. Hazle sugerencias. Ponle ejemplos.
6. Para la segunda ronda de entrevistas espera a que los participantes hayan reflexionado seriamente. Envíales recordatorios, y asegúrate de ello un par de días antes. Esta segunda ronda puede ser individual o grupal. Ambas aproximaciones tienen ventajas e inconvenientes:
   • En las entrevistas individuales podemos concretar más y enfocarnos a la necesidad individual. No quedará área sin especificar de forma concreta. Y son más fáciles de convocar, por la flexibilidad de encajar sólo dos agendas.
   • En un taller grupal las intervenciones realimentan la reflexión de otros compañeros, pero podemos dejar áreas sin profundizar adecuadamente. Además, son más difíciles de organizar, y siempre se nos puede quedar alguien fuera, a quien tendremos que volver a entrevistar individualmente.
7. Comparte las conclusiones en un documento, que será tu primera versión de la Directiva de Inteligencia. Cuélgalo en tu intranet y envíalo por email.

Obstáculos o dificultades comunes en esta fase

A pesar de ser un proceso imprescindible para la competitividad de cualquier organización, la identificación de objetivos estratégicos para la Directiva de Inteligencia suele encontrarse con varios obstáculos o dificultades:

• Falta de claridad o consenso sobre los objetivos estratégicos: Hemos hablado arriba sobre la conveniencia de usar el plan estratégico como referencia. El problema es que, aunque exista, el plan estratégico no está presente en el día a día de la empresa. Incluso es posible que la estrategia no sea en verdad una estrategia. Es decir, que no dice qué NO vamos a hacer. Que sea demasiado genérica.
• Resistencia al cambio o baja implicación de personas clave: Es habitual que la introducción de nuevos procesos, como formalizar la vigilancia del mercado, encuentre resistencia por parte de empleados clave, ya sea por escepticismo sobre la utilidad práctica o por temor a cargas adicionales de trabajo. Esta resistencia puede reflejarse en una participación mínima durante las entrevistas iniciales o una reticencia general a compartir información valiosa.
• Falta de cultura de colaboración y transparencia: En organizaciones con una cultura interna muy compartimentada o competitiva, puede haber dificultades significativas para fomentar la transparencia y la colaboración necesarias para identificar correctamente los objetivos estratégicos. La información se convierte en "poder", y compartirla es visto como un riesgo más que como un beneficio colectivo.

Superar estos obstáculos requiere un esfuerzo deliberado por parte de los responsables de la Función de Inteligencia. Es esencial abordar cada una de estas dificultades con estrategias específicas, tales como la realización de talleres de alineamiento, la comunicación clara de beneficios, el apoyo decidido de la alta dirección y el fomento de la colaboración interdepartamental.

Implementación de la Directiva de Inteligencia

Como decía un profesor que tuve en la escuela de negocios, llega el momento de “hacer la maldita cosa” (“get the shit done”): hay que implementar las conclusiones de la Directiva de Inteligencia en tu software de inteligencia competitiva y vigilancia tecnológica.

Para cada una de las entradas de tu Directiva de Inteligencia:

1. Asegúrate que has puesto bajo vigilancia las fuentes de referencia que los interlocutores te han priorizado (competidores, revistas, entidades reguladoras...).
2. Modela las necesidades.
3. Asegúrate de que el flujo de información es el adecuado, tanto con el equipo interno como con las personas fuera de la organización (si las has involucrado en el ciclo de inteligencia).
4. Monitoriza el proceso con tu cuadro de mando de explotación y mejora.

Todos estos pasos son mucho más fáciles de realizar con un software como Antara. No dudes en pedir una demo personalizada. Estaremos encantados de mostrártelo.