¿Qué es el ciclo de la inteligencia en la empresa?
El ciclo de la inteligencia competitiva incluye varias fases:
-
Definir qué queremos saber y qué decisiones vamos a apoyar. La Inteligencia Competitiva capta información del entorno siempre con el propósito de apoyar en la toma de decisiones. No tiene sentido acumular información sin análisis y sin propósito definido. Partamos pues siempre de la necesidad de información para detectar clientes potenciales, para decidir a qué nuevo mercado internacional dirigirnos, para invertir mejor en innovación, para ser más resilientes a los nuevos modelos de negocio, a los cambios legales en el sector. Esto lo podemos apoyar con una Directiva de Inteligencia.
-
Recolectar la información. Lo haremos con una solución software para la Inteligencia Competitiva, puesto que el volumen de información a manejar hoy en día es superior a las capacidades de un proceso manual o basado en alertas de buscadores.
-
Analizar la información. Analizar la información significa crear valor para la empresa: identificar oportunidades y amenazas, proponer las posibles acciones a tomar, siempre desde nuestro conocimiento y experiencia.
-
Compartir el resultado o aportarlo a los decisores. Una vez hemos añadido análisis -valor- a la información, debemos disponer de un medio para compartir nuestras conclusiones con el resto del equipo, incluida la Gerencia. Ese medio, normalmente una aplicación software, nos debe permitir no sólo digitalizar el proceso, sino automatizar al máximo el trasiego de información y la generación de valor. Debemos asegurarnos de que el esfuerzo de análisis tiene un impacto en la toma de decisiones.
-
Replantear objetivos y métodos como parte de la mejora continua. Para ello necesitaremos métricas y un manual de mejora continua. Los usuarios de Antara disfrutan de métricas completas automatizadas y de un manual detallado de mejora continua 🔒.
¿Qué es la Vigilancia Tecnológica?
La vigilancia tecnológica es una rama específica de la inteligencia competitiva, centrada en monitorizar los avances tecnológicos, las publicaciones científicas y las patentes, así como las actividades de los actores clave en el ámbito científico y tecnológico de un sector: universidades, centros tecnológicos, startups y departamentos de I+D de las empresas.
¿Qué es la Función de Inteligencia de la empresa?
La Función de Inteligencia es el área responsable de establecer y liderar los procesos del ciclo de inteligencia dentro de la organización: desde la definición de objetivos, la recogida y análisis de información relevante, hasta la difusión de conclusiones que apoyen la toma de decisiones estratégicas.
Su cometido incluye dirigir y coordinar al equipo implicado, que a menudo está formado por un grupo heterogéneo y multidisciplinar de profesionales que dedican parte de su tiempo a labores de análisis y vigilancia.
Al igual que sucede con el Área de Calidad o el Área de Recursos Humanos, la Función de Inteligencia es un servicio horizontal, diseñado para dar soporte al conjunto de la empresa y generar valor en todas las áreas: innovación, marketing, operaciones, estrategia o dirección general.
¿Qué beneficios tiene la Inteligencia Competitiva?
La Inteligencia Competitiva es una función que forma parte de la disciplina más general de la Gestión del Conocimiento. Desde esta perspectiva más general, la Inteligencia Competitiva contribuye a una mejora potencial del 25% de la productividad total de la empresa. Tres son las principales ventajas de un sistema de inteligencia competitiva y vigilancia tecnológica en la empresa
- Reducir los costes. Digitalizar la Función de Inteligencia va a reducir los costes de mantenerte bien informado, pero la verdadera reducción de costes vendrá por la minimización de los riesgos y el aumento de la resiliencia de la empresa ante los cambios.
- Reforzar las ventas. Detectar potenciales clientes no es el único beneficio. Hay otros, también importantes, como adelantar riesgos de rotura de stock o impago, o mejorar el argumentario de ventas continuamente.
- Impulsar la innovación. La Inteligencia Competitiva y la Vigilancia Tecnológica son las mayores fuentes de ideas innovadoras en la empresa, pero además son fundamentales para conseguir una innovación robusta y enfocada al mercado actual y futuro, manteniendo actualizado nuestro conocimiento del Estado del Arte.
En general, la Inteligencia Competitiva y la Vigilancia Tecnológica nos aportarán una mejora sustancial en la toma de decisiones en cualquier ámbito de decisión: estratégico, departamental, o incluso en el ámbito individual para mejorar nuestro desempeño personal en la empresa.
Veamos en los siguientes párrafos a qué se refiere cada uno de esos pasos.
Paso 1. Difundir el concepto en tu organización
Muchas veces quienes inician el proyecto son los únicos que conocen qué es la Inteligencia Competitiva. Por eso, antes de arrancar, conviene organizar sesiones de divulgación, charlas internas o contenidos en la intranet para explicar en qué consiste y qué beneficios aporta. A diferencia de áreas como Calidad o Medioambiente, la Función de Inteligencia no se comunica hacia fuera, por lo que es clave darle visibilidad dentro de la empresa para que el resto de áreas la comprendan y se impliquen. Puedes usar los recursos de nuestra biblioteca y de nuestro blog.
Paso 2. Obtener el apoyo de Gerencia
Como en cualquier proyecto transversal, el respaldo de la Dirección es imprescindible. Los CEOs suelen pedir cuatro cosas a la Función de Inteligencia: que apoye la toma de decisiones con información accionable, que incorpore el conocimiento del equipo en el análisis, que mejore la resiliencia de la organización y que demuestre retorno de la inversión. Por eso es recomendable preparar argumentos claros y métricas que muestren cómo la Inteligencia ayudará a resolver retos de negocio concretos.
Paso 3. Conocer la posición de partida
Antes de implantar, hay que mapear cómo se está vigilando el entorno actualmente en cada área: qué información busca cada departamento, qué fuentes utiliza (aunque sean básicas, como alertas de Google) y qué herramientas emplea. Este diagnóstico inicial, que puede plasmarse en una hoja Excel con fuentes y responsables, es esencial para dimensionar el alcance del proyecto y justificar la necesidad de un sistema más robusto. Tienes a tu disposición una plantilla para tu Directiva de Inteligencia.
Paso 4. Elegir la solución software
El volumen de información publicado a diario hace imposible gestionar la vigilancia manualmente o solo con herramientas gratuitas. Por eso es fundamental seleccionar una solución de software del mercado que filtre el ruido y permita integrar el análisis colaborativo. No se trata de reinventar un sistema desde cero, sino de aprovechar el conocimiento acumulado en plataformas probadas, adaptadas a las necesidades de empresas innovadoras. En esta Academia también tienes >>recursos para ayudarte a evaluar tu solución ideal.
Paso 5. Reclutar y formar al equipo líder de la Función de Inteligencia
La coordinación de la Función recae en un equipo líder, normalmente pequeño, que necesita formación específica para manejar la solución elegida y guiar al resto de la organización. Este equipo suele ser heterogéneo y multidisciplinar, y no requiere dedicación exclusiva: incluso con decenas de analistas, la coordinación puede llevar unas pocas horas semanales. Lo importante es que el equipo esté empoderado para modelar necesidades, asignar responsabilidades y medir resultados.
¿Cuánto esfuerzo requiere esa coordinación?
En el enfoque de Inteligencia Competitiva Colaborativa que desarrolla Antara, son muy pocas las empresas que designan una persona dedicada al completo a esta función de coordinación de Inteligencia. Incluso en empresas con docenas o un centenar de personas implicadas, la función de liderazgo se asigna a una persona a tiempo parcial. En nuestra experiencia, la coordinación de un equipo de entre 20 y 40 analistas requiere unas 2 horas semanales (el 5% del tiempo de una persona). Por supuesto, si el coordinador también desarrolla labores de analista de información, debe sumarse esa dedicación a la estimación anterior.
¿Un solo coordinador para toda la empresa?
En realidad, son muy pocos casos en los que una persona sola desarrolla esa función. Lo habitual es que sea un mínimo de 2 personas, al menos al inicio. Aunque sólo sea por tener una persona de respaldo, y asegurar la inversión del proyecto de arranque. En el caso extremo, nos hemos encontrado con implantaciones donde hay docenas de líderes de Inteligencia competitiva, pues hay al menos un par por cada departamento de la empresa, e incluso por sector o área geográfica. En todo caso, todo este equipo debe estar bajo la dirección de un coordinador único de Inteligencia en el ámbito corporativo. Este coordinador debe preocuparse de que el equipo de líderes esté adecuadamente formado, disponga de todos los recursos necesarios y siga las directrices comunes para desarrollar su trabajo.
Con el equipo líder elegido y con la información de partida recopilada ya podemos abordar la formación del equipo, para aprender a administrar la solución de software que hayamos elegido para digitalizar la Función de Inteligencia.
Paso 6. Lanzar el piloto de Inteligencia Competitiva
El piloto es la primera experiencia práctica con la solución. No debe convertirse en un “proyecto político” con representantes de cada área, sino centrarse en uno o dos departamentos dispuestos a innovar en sus procesos, como Innovación, I+D o Marketing. Cuantas más personas de ese área participen, mayor será la calidad del análisis colaborativo y el impacto en decisiones reales. Durante el piloto se definen métricas, se prueban los procesos y se consolidan buenas prácticas que servirán de referencia para la expansión posterior.
Antes de hablar de cómo implicar al equipo en el piloto, es muy importante comenzar por las 4 reglas básicas para implantar con éxito la Función de Inteligencia. En esta serie de cuatro vídeos cortos te las explicamos:
Desde Antara recomendamos lanzar primero un piloto en el que involucremos un número limitado de personas que actuarán como analistas. Te sugerimos considerar un número entre 5 y 15 personas, aparte del equipo líder que ya hemos formado. Adquiriremos en esta fase piloto la práctica para enfocar la posterior expansión a toda la empresa.
Reforzaremos las posibilidades de éxito del piloto si evitamos hacer un piloto “político”: en lugar de involucrar a pocas personas de cada una de las áreas de la empresa, elegimos solo uno o dos departamentos, e involucramos el máximo número de personas que nos permita el presupuesto disponible para el piloto. Esto maximizará la colaboración del equipo en un entorno nuevo, y obtendremos un ejemplo de buena práctica a mostrar al resto de departamentos.
El piloto nos obligará a presentar la iniciativa a nuevos analistas. Habitualmente hay que desarrollar una venta interna del proyecto, y para ello preparar material explicativo y presentar los objetivos y pasos a dar a las personas implicadas. Antara también ofrece recursos para esta venta interna en su Academia para Usuarios 🔒.
Es muy conveniente que al involucrar a los compañeros les expliquemos buenas prácticas en la interpretación de señales del mercado o en la creación de informes de inteligencia.
El objetivo del piloto es poner en práctica lo aprendido en el curso de administración, y practicar el liderazgo del que hablábamos arriba. Centrémonos en este objetivo, pero ¿durante cuánto tiempo?
¿Cuánto tiempo debo dedicar al piloto?
Nos quedaremos en el estadio piloto hasta que estemos cómodos desarrollando nuestra función de coordinación, y hayamos aprendido lo suficiente de nuestra nueva relación con los analistas y clientes internos de la Función de Inteligencia. Dependiendo de las capacidades de la solución de software elegida y de la calidad de la formación y apoyo recibidos del proveedor, invertiremos entre un par de semanas y tres meses.
Durante el piloto, practiquemos sobre todo los métodos de monitorización y mejora continua de la explotación. Elegiremos los indicadores de impacto o KPIs y los pondremos a prueba. Esta tarea de monitorización de métricas te será mucho más fácil si sigues el manual específico de Antara🔒.
Paso 7. Definir el plan a largo plazo
Tras el piloto, llega el momento de plantear la evolución de la Función. El plan debe acordarse con la Gerencia y los departamentos clave, incluyendo cómo se distribuirá la gestión (centralizada o distribuida), qué recursos adicionales se necesitarán y qué indicadores medirán el avance. Esta planificación asegura que la Función de Inteligencia no quede como una iniciativa puntual, sino como una capacidad estratégica sostenida en el tiempo.
Paso 8. Expandir el piloto al resto de tu organización
Con la experiencia del piloto y el plan definido, la Función puede escalar al resto de áreas. La clave está en mantener una plataforma común de gestión para evitar “islas de conocimiento” y asegurar que el análisis colaborativo genera sinergias. En esta fase se incorporan más departamentos, se afina el modelo de privacidad y se pueden sumar colaboradores externos de innovación, integrando la Inteligencia como una práctica transversal, al servicio de toda la organización, igual que lo son Calidad o Recursos Humanos.
Llegado este punto deberemos tomar decisiones sobre varios aspectos como, por ejemplo:- Adoptar un sistema distribuido o centralizado para los servicios de administración. Cuanto más distribuido sea el equipo líder —por ejemplo, un líder de Inteligencia por departamento—, mayor esfuerzo de coordinación necesitaremos.
- Involucrar a los colaboradores externos de innovación en la vigilancia tecnológica. ¿Vamos a invitar a nuestros colaboradores externos de I+D a participar en la Vigilancia Tecnológica de los proyectos conjuntos?
- Aprovechar la Inteligencia Competitiva para prestar servicios de valor añadido a los clientes. ¿Nos interesa aportar valor a nuestros clientes con un pequeño esfuerzo adicional?
Paso 1. Supera el dilema "me lo hago yo o elijo una solución"
A estas alturas de la civilización y con el volumen de información a manejar, no dudaremos de que debemos digitalizar la Función de Inteligencia mediante la implantación de una solución de software adecuada. Dejando fijada esa primera decisión, tenemos tres opciones para enfocar la transformación digital de la Inteligencia Competitiva:
- Usar multitud de herramientas gratuitas disponibles. Y cuando decimos “multitud” estamos hablando de aproximadamente una docena. Desde las alertas de Google a generadores de canales RSS, pasando por sistemas documentales “gratuitos”, gestores de información guardada en Internet o búsquedas guardadas en bases de datos, por citar sólo unos cuantos. Tendremos que gestionarlas por separado, integrar la información, … e intentar integrarlas en tu entorno de colaboración en la empresa. Tendrás además que mantener todo ello. Prácticamente te va a exigir una dedicación a tiempo completo. Y cuando quieras incorporar a algún compañero, su curva de aprendizaje será muuuy larga, porque entre otras cosas, no le será nada fácil gestionar la gran heterogeneidad de fuentes diferentes de la información.
- Intentar desarrollar tu propio sistema, basándote en un entorno abierto ya existente, por ejemplo, un sistema documental. Por supuesto, deberás tener conocimientos profundos de informática y programación. Aunque subcontrates ese trabajo, tus conocimientos tendrán que ser suficientes para asimilar el desarrollo ¡y mantenerlo, siguiendo el ritmo de la tecnología! Si quieres alcanzar las funciones de los sistemas comerciales, prepara un buen presupuesto de cientos de miles de euros. ¿Pero realmente vas a reinventar el Excel, en lugar de usar el que hay disponible? Espera un momento… ¿tu organización se dedica al software, o su misión es otra? Pues eso.
- Elegir una buena solución de software para la Función de Inteligencia, que se adapte a tus necesidades. Los sistemas comerciales ya incorporan el conocimiento y la experiencia de multitud de usuarios, por lo que posiblemente solucionen problemas que ni siquiera se te ocurrieron a ti a priori. Están probados y van evolucionando con la tecnología.
Paso 2. Define cuáles son tus prioridades en la evaluación
En Antara nos pusimos en tus zapatos, y para responder a esa pregunta desarrollamos una guía con participación de la industria. En resumen, los parámetros más importantes para una empresa a la hora de evaluar las soluciones del mercado y automatizar la Función de Inteligencia Competitiva son:
- Modelar la complejidad del negocio. Esta ha sido la prioridad más importante en casi todas las respuestas. El negocio de cualquier empresa es siempre complejo, y los responsables de la Inteligencia desean poder expresar esa complejidad a la hora de definir los focos de la vigilancia. No poder expresar nuestra complejidad limita en gran medida la efectividad de cualquier solución de Inteligencia. Esa es una complejidad que se expresa de forma diferente según cada departamento o área de actividad de la empresa. No es lo mismo lo que interesa a los gestores de cuentas de los clientes, a los responsables de producto, o a los de I+D o de desarrollo de producto. Y además esas necesidades están relacionadas entre sí.
- Poner al equipo a colaborar. Las empresas participantes en el estudio de Antara y los CEOs que han respondido a una encuesta global (como verás más abajo) coinciden en que es fundamental aprovechar el conocimiento y la experiencia de las personas para interpretar correctamente lo que está ocurriendo en el mercado. Esto se traduce en la necesidad de que la solución software facilite el aprovechamiento del conocimiento del equipo, sobre todo en un modelo de Inteligencia Competitiva Colaborativa.
- ... y otros ocho parámetros importantes más que encontrarás en el estudio.
Lee la guía y adapta estos criterios a tu caso particular.
Paso 3. Encuentra comparativas de soluciones software de Inteligencia Competitiva
Hemos recopilado una docena de comparativas realizadas por la industria y las hemos agregado en un informe. Habitualmente preguntamos a cualquier empresa sobre sus opiniones, sus comparativas de soluciones de software para la Inteligencia Competitiva y la Vigilancia Tecnológica. Nos da igual que sea cliente de Antara o usuario de otras soluciones. O que haya evaluado varias y todavía no se haya decidido. De todos ellos agregamos las opiniones en un único análisis y estamos actualizando continuamente esta comparativa para ti.
Paso 4. Crea tu propia comparativa según tus criterios
Para ayudarte en tu trabajo, hemos desarrollado una plantilla en Excel que contempla los criterios generados en el estudio. Úsala para crear tu propio informe comparativo.
Paso 5. Prueba y elige la solución de software
Realiza pilotos, compara resultados y selecciona la plataforma que mejor apoye tu Función de Inteligencia. Las fases de “probar” y “elegir” están estrechamente relacionadas. En algunos casos, las demostraciones y las referencias pueden ser suficientes para tomar una decisión sin necesidad de realizar pruebas adicionales. De lo contrario, se puede llevar a cabo una prueba después de que el jurado haya seleccionado provisionalmente la solución preferida, o incluso con dos o tres finalistas. Es importante involucrar a los usuarios potenciales en esta etapa, formen o no parte del jurado, y mantener actualizados los criterios y las plantillas de evaluación durante todo el proceso.
Una vez elegida la mejor solución, la decisión debe confirmarse o revisarse si persisten las dudas. Normalmente no es necesario reiniciar todo el proceso, ya que la información recopilada puede ser suficiente para tomar una decisión alternativa. Si la elección es clara, el siguiente paso es diseñar y poner en marcha un plan de acción en colaboración con el proveedor, quien puede aportar una valiosa experiencia en el proceso de implantación.
Si quieres saber más sobre estos pasos finales, lee este artículo de nuestro blog que aborda específicamente este tema.
