Software de Inteligencia Competitiva: claves para elegirlo

La elección de un software de Inteligencia Competitiva es una tarea que se simplifica si seguimos un método estructurado.

Antes de tomar una decisión como esa dentro de una empresa es fundamental analizar y estudiar qué consecuencias puede tener tanto para los trabajadores como para el propio proceso de trabajo. En el caso de la Inteligencia Competitiva, la primera pregunta que debemos hacernos es qué me puede aportar y por qué necesito un software de Inteligencia Competitiva. Sin duda, lo peor que podemos hacer como empresa es llevar a cabo decisiones estratégicas sin saber el efecto o las consecuencias, tanto positivas como negativas, que pueden tener o llevarlas a cabo simplemente porque vemos que nuestros competidores lo están haciendo y queremos ser uno más. Por ello, antes de tomar cualquier decisión, es fundamental hacer un análisis previo y conocer qué efectos y qué repercusión va a tener sobre el día a día de la empresa.  

En el caso de la Inteligencia Competitiva, son muchos los beneficios que un software especializado puede aportar a los procesos de toma de decisiones de la empresa, siendo fundamental en algunos procesos de decisión.

Sin embargo, para conseguir que el software nos aporte los beneficios y el apoyo que esperamos, es imprescindible que este se adapte completamente a las necesidades y exigencias de la empresa. Por eso, desde Antara, como especialistas en software de Inteligencia Competitiva, te vamos a desvelar las claves para elegir el software más adecuado y que mejor se adapte a tu empresa. 

Qué debemos tener en cuenta a la hora de elegir un software de Inteligencia Competitiva 

La elección de un software de Inteligencia Competitiva difiere poco en términos de método de la elección de cualquier otro software empresarial. Sin embargo, para elegir el software que mejor se adapte a las necesidades de nuestra empresa se han de tener en cuenta particularidades específicas.

Paso 1: Definición del problema

A la hora de definir el problema, no hay nada mejor que hacernos preguntas. Estas preguntas deberían estar relacionadas con los objetivos a medio y largo plazo de la empresa. Para poder plantearse estas preguntas y asegurarnos de que las hacemos en la dirección correcta es conveniente informarse sobre los retos de la implantación de una Función de Inteligencia, y los factores que determinan el éxito, como puede ser el factor humano. 

Profundicemos un poco sobre algunas de las preguntas básicas que nos ayudan a definir el problema.

Sobre nuestro objetivo final

A la hora de establecer objetivos orientados a conseguir nuestro objetivo final, es importante tener en cuenta información y hacernos preguntas sobre el tipo de decisiones que pretendemos apoyar en nuestra empresa con una Función de Inteligencia Competitiva, sobre cómo asegurar la resiliencia o el éxito de nuestros proyectos de innovación, cómo dotar al equipo de trabajo con una visión estratégica de cara a la competencia, cuáles son las tendencias del consumidor o cómo la vigilancia tecnológica puede ayudarnos a mejorar las capacidades de producción.

Además, también es importante plantearnos qué horizonte temporal queremos fijar para la vigilancia, si nos interesa aportar información diaria a decisores en el ámbito departamental, o si queremos apoyar anualmente la revisión del Plan Estratégico por parte del equipo de Dirección. 

Sobre la dimensión futura

En cuanto a decisiones futuras de la empresa, es importante plantearse qué departamentos o funciones queremos implicar en la Función de Inteligencia a medio y largo plazo, así cómo cuánta gente del equipo debería estar informada de lo que ocurre o va a ocurrir ahí fuera, y en qué medida o con qué frecuencia. Esta información nos ayudará a esclarecer cuántos de ellos son especialistas en su campo y pueden aportar valor con su análisis. 

Sobre el equipo y el esfuerzo de asimilación

Una de las cosas más importantes dentro de la empresa es conocer al equipo de trabajadores que forman parte de ella. De esta manera, podremos saber sobre qué personas podría caer la responsabilidad de liderar la Función, según cuál sea su formación previa. Si es una función nueva en la empresa, no esperemos que cualquier miembro del equipo, y sin formación, pueda asumir su liderazgo. Así como no responsabilizaríamos a cualquiera de la gestión financiera o del talento de la empresa, sin la mínima preparación.

Distingamos también entre el esfuerzo y formación de los líderes de la Función de Inteligencia, y la mínima formación -o ninguna- que necesitarán el resto de personas a involucrar. Porque uno o dos líderes pueden coordinar a docenas de personas generando valor con su análisis. 

¿Tendrán esas personas la disponibilidad suficiente para formarse? Y una vez formadas ¿tendrán entre sus objetivos la adecuada gestión de la Inteligencia Competitiva, o será "un añadido incómodo" en su día a día?

Finalmente ¿podremos formar nuevos líderes nosotros mismos en el futuro, cuando asimilemos los conocimientos y tengamos la experiencia? ¿Nos aportará el proveedor materiales para ello?

Paso 2: elegir los criterios de valoración

Si nunca has usado un software de vigilancia tecnológica e inteligencia competitiva, te será difícil enumerar los posibles criterios de valoración y elegir los más adecuados para tu caso. Por eso, en Antara hemos desarrollado un estudio con los datos recogidos por diferentes empresas que se habían decicido a contar con una solución de inteligencia competitiva, o estaban en proceso de hacerlo.

Nuestro análisis se basa en conocer qué esperaban de una solución de Inteligencia Competitiva y qué dolores concretos buscaban solucionar con ella. Seguro que sus respuestas te dan ideas aplicables en tu caso.

En la guía que hemos publicado con el análisis que hemos llevado a cabo sólo se recogen las aportaciones de los entrevistados, todos ellos responsables de Inteligencia, o encargados de la elección del software adecuado.

Paso 3: priorizar los criterios

Las empresas encuestadas han votado sus criterios más importantes para la evaluación del software de Inteligencia Competitiva. Aunque esa lista no tiene por qué ser directamente aplicable a tu caso, puede ser un punto de partida para la reflexión.

En un entorno VUCA(volátil, de alta incertidumbre, complejo y ambiguo), seguro que es una prioridad poder modelar las necesidades complejas de información, y hacerlo dinámicamente. Y la conveniencia de aprovechar el conocimiento distribuido en la organización para apoyar las mejores decisiones te llevará a buscar soluciones de software que hagan colaborar a las personas como un equipo. Si estás de acuerdo, quizá no estás tan lejos de las conclusiones del estudio que hemos realizado...

A la hora de elegir un software de Inteligencia Competitiva necesitarás definir cuáles de los criterios de evaluación son los más importantes para tu caso. Para facilitar tu tarea, te hemos preparado una plantilla de evaluación en la que puedes expresar tus propios criterios y ponderaciones.

Debes tener en cuenta los requerimientos de formación previa y en el manejo del propio software que exija cada solución candidata, y cuáles son sus costes. En primer lugar, distingue el esfuerzo de aprendizaje para los líderes o administradores del sistema, que no es tan importante como el que se requiere para el resto de participantes en el análisis de la información. 

Mucho cuidado con tomar el camino fácil al principio: un software fácil de aprender para los administradores quizá indique que tiene muchas menos funciones que el resto. Un software con muchas funciones, incluso algunas que no te habías planteado, quizá incorpore la experiencia de muchos otros usuarios intensivos, y esté preparado para futuros retos que otras empresas han afrontado antes que tú.

Por otro lado, necesitarás un software que incorpore fácilmente a nuevos miembros del equipo desde cualquier departamento. Un software que apenas requiera formación para ellos, pero además que te facilite la vida como líder a la hora de asignarles sus permisos, sus temas de interés, etc.

Paso 4: plantear alternativas

A la hora de plantear las alternativas del mercado necesitarás buscarlas y evaluarlas.

Para buscarlas, aparte de "googlear", es evidente que existen otros métodos complementarios para identificar las soluciones de software. La Función de Inteligencia no es algo que las empresas pregonen en público habitualmente, así que quizá debas preguntar a gente de confianza en tu sector. Quizá en un foro de Directores de Innovación o de Marketing, aunque sea multisectorial, o en tu Cámara de Comercio.

Haz algunos descartes inciales, y pide una primera demo breve a cada proveedor. Para afrontarla, prepara tus preguntas alrededor de los criterios de valoración que has elegido. Además, puedes tener la oportunidad de pedirles referencias, que no tienen que ser de tu sector, pero quizá del mismo tipo de organización, o del mismo tamaño aproximado.

En Antara hemos pedido a las empresas que nos han contactado que nos compartan su lista de alternativas. También hemos obtenido, aunque no de todas ellas, tablas de valoraciones según los criterios de la guía. Sin alterar los datos y con el objetivo de esclarecer tu proceso de toma de decisión, hemos compendiado sus valoraciones de software de Inteligencia Competitiva en una matriz multifactorial que tienes disponible para descarga.

Desarrolla una primera versión de tu tabla de valoración, y elige una lista corta. Evaluar en profundidad todas las alternativas simultáneamente probablemente requiera más recursos y tiempo de los que estamos dispuestos a invertir. Reduce pues la selección a dos o tres alternativas según los criterios de evaluación más importantes para tu empresa. Si luego en el proceso de profundización encuentras alguna carencia básica, siempre puedes recuperar la siguiente solución en la lista de descartes.

Programa una segunda ronda de demostraciones con las soluciones de lista corta. Demostraciones con mayor profundidad y, por tanto, duración, y en las que participe un jurado de compra. Quizá puedas involucrar a alguien del departamento de TI, al decisor final y a algún compañero que será usuario del software.

En estas demostraciones ten presente siempre las prioridades definidas, porque es posible que al ampliar tus conocimientos sobre las soluciones del mercado decidas reformular esas prioridades.

Pasos 5 y 6: elegir la mejor solución y probar la elección

Hemos agrupado los pasos de "probar" y de "elegir", porque están íntimamente relacionados. Por supuesto, si en las demos te ha quedado casi todo claro y/o tienes las referencias correctas, quizá no haga falta invertir en una prueba, que alargará los plazos y además costará esfuerzos. Así que sólo queda elegir la mejor solución de software, en coordinación con el resto del jurado de compra.

Si alternativamente quieres realizar una prueba, esta puede acometerse una vez el jurado ha elegido la mejor solución de forma provisional, a falta de confirmar las impresiones con una prueba.

Aunque no es habitual, también puedes realizar pruebas con los dos o tres finalistas. Simultáneas o no, pero teniendo en cuenta que deberías involucrar al menos a aquellos miembros del jurado que sean usuarios potenciales. O incluso a usuarios potenciales que no forman parte del jurado.

De nuevo, durante las pruebas tendremos muy presentes los criterios de evaluación, e iremos actualizando nuestra plantilla de valoraciones.

Paso 7: revisar la decisión o lanzar el plan de acción

Si el jurado no llega a un acuerdo, si la prueba del finalista no nos convence o, por cualquier otra razón, deberemos revisar la decisión. O incluso la priorización de los criterios. No hace falta volver a empezar el proceso completo. Quizá sea suficiente con la información recogida para tomar una decisión alternativa.

Pero si hemos tomado la decisión, debemos lanzar el plan de acción. Este plan debe de diseñarse junto con el proveedor, que tiene experiencia en el proceso de implantación, y seguro que nos aporta indicaciones valiosas.

Si quieres algunas ideas para diseñar tu plan de acción, no dudes en consultar nuestra Academia de Inteligencia Competitiva.

Esperamos que estas claves te sirvan de ayuda a la hora de elegir un software de Inteligencia Competitiva. Si tienes alguna duda o, por el contrario, estás listo para comprobar de primera mano todas las ventajas que puede aportarte la Inteligencia Competitiva, en Antara estaremos encantados de acompañarte en el proceso. ¡Contacta con nosotros!